Cours 2 - Connaissances Fondamentales sur Outlook

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Ce cours a pour objectif de vous familiariser avec les fonctionnalités clés d'Outlook, en mettant l'accent sur les aspects les plus pertinents. > [!success] Objectifs pédagogiques > À l'issue de ce cours, vous serez capable de : > - Rédiger et organiser vos e-mails selon les bonnes pratiques professionnelles. > - Planifier des rendez-vous et des réunions, y compris récurrentes. > - Créer et suivre des tâches, seul ou en délégation. > - Utiliser les contacts et les notes pour compléter votre organisation. > - Identifier les risques de sécurité courants (phishing) et adopter les bons réflexes. > [!definition] Qu'est-ce qu'Outlook ? > Microsoft Outlook est un logiciel de gestion d'informations personnelles et un client de courrier électronique développé par Microsoft. Chez les particuliers, Il est utilisé comme une application autonome (fonctionnant seul sans interaction avec d'autres comptes). En entreprise il fonctionne généralement avec Microsoft Exchange Server ou Microsoft 365 pour des fonctionnalités multi-utilisateurs. Ses fonctionnalités principales incluent la gestion du courrier électronique, du calendrier, des tâches, des contacts et des notes. > [!note] Dans votre vie professionnelle > La maîtrise d'Outlook vous permettra de : > - Gérer un volume important de communications professionnelles. > - Organiser efficacement vos journées et vos projets. > - Collaborer harmonieusement avec vos équipes et partenaires. > - Maintenir une image professionnelle irréprochable. --- ### I. La Messagerie Électronique : Votre Centre de Communication La messagerie électronique est l'outil de communication le plus fréquemment utilisé en entreprise. Il faut en avoir une gestion efficace pour ne pas se perdre dans les messages. #### A. Principes Fondamentaux de l'Envoi et de la Réception 1. **Composition d'un E-mail** * **À (To):** Destinataires principaux. * **Cc (Copie Carbone):** Personnes informées, mais non directement concernées par une action. Elles reçoivent une copie du message. * **Cci (Copie Carbone Invisible):** Destinataires qui reçoivent une copie du message sans que leur adresse n'apparaisse aux autres destinataires. Utile pour envoyer un e-mail à un grand groupe sans révéler toutes les adresses. * **Objet (Subject):** Indique le contenu de l'e-mail. Doit être concis et clair. * **Corps du message:** Le contenu textuel de l'e-mail. * **Pièces jointes (Attachments):** Fichiers ajoutés au message. > [!definition] Cc (Copie Carbone) et Cci (Copie Carbone Invisible) > | Champ | Rôle | Visibilité | Utilisation typique | > | :---- | :--- | :--------- | :----------------- | > | **À** | Destinataire principal, action attendue | Visible par tous | Personne directement concernée | > | **Cc** | Destinataire en copie, information | Visible par tous | Manager, collègue à informer | > | **Cci** | Destinataire en copie, information discrète | Invisible aux autres | Envoi groupé, confidentialité | > [!tip] Objet clair et concis > Un objet d'e-mail bien formulé permet au destinataire de comprendre immédiatement le sujet et l'urgence du message. Utilisez des mots-clés pertinents et, si nécessaire, des préfixes comme `[Urgent]`, `[Info]`, `[Action requise]`. > > *Les mails que vous recevrez dans le cadre de SkillQuest auront le préfixe `[SkillQuest]`.* > [!warning] Utilisation du Cci avec discernement > L'usage excessif ou inapproprié du Cci peut être perçu comme un manque de transparence. **Il est principalement utile pour des envois massifs ou pour protéger la confidentialité des adresses e-mail**. > [!definition] Format des messages > Outlook permet de rédiger vos messages selon trois formats : > - **HTML :** mise en forme riche (couleurs, polices, images). Format par défaut, recommandé en usage professionnel courant. > - **Texte brut (Plain Text) :** aucune mise en forme, poids très léger, compatible avec tous les clients de messagerie. Utile pour des communications très formelles ou techniques. > - **RTF (Rich Text Format) :** mise en forme avancée, mais réservé aux échanges internes Exchange (peut mal s'afficher chez un destinataire externe). 2. **Répondre et Transférer** * **Répondre (Reply):** Envoie une réponse uniquement à l'expéditeur. * **Répondre à tous (Reply All):** Envoie une réponse à l'expéditeur et à tous les destinataires originaux (À et Cc). * **Transférer (Forward):** Permet d'envoyer un e-mail reçu à un (ou plusieurs) nouveau destinataire. > [!warning] Répondre à tous avec prudence > Avant de cliquer sur "Répondre à tous", assurez-vous que votre réponse est pertinente pour ***tous*** les destinataires. > > Une utilisation abusive peut faire perdre du temps à vos destinataires qui vous considèreront alors comme un "pollueur" de boîtes mails. Vos prochains messages suivants seront alors reçus avec méfiance. 3. **Suivi et Accusés** * **Indicateur de suivi (Flag) :** Marquez un message reçu ou envoyé d'un drapeau pour vous rappeler d'y revenir ou d'agir. Il peut être associé à une date d'échéance et apparaît alors dans votre liste de tâches. * **Accusé de réception :** Notification confirmant que le message est arrivé dans la boîte du destinataire. * **Accusé de lecture :** Notification confirmant que le destinataire a ouvert le message (le destinataire peut refuser de l'envoyer). > [!warning] Accusés de lecture avec modération > Les accusés de lecture systématiques peuvent être perçus comme intrusifs. Réservez-les aux messages réellement critiques. #### B. Organisation et Gestion de la Boîte de Réception Une boîte de réception bien organisée est la clé d'une gestion efficace de votre flux d'informations. 1. **Dossiers et Sous-Dossiers** Créez une structure de dossiers logique pour classer vos e-mails par projet, client, sujet, etc. Cela facilite la recherche et l'archivage. 2. **Règles (Rules)** Les règles automatisent le traitement de vos e-mails. Vous pouvez, par exemple, déplacer automatiquement les e-mails d'un expéditeur spécifique vers un dossier, les marquer comme lus, ou les signaler. > [!example] Création d'une règle *SkillQuest* > Nous vous conseillons de créer un répertoire *SkillQuest* afin d'y mettre tous les mails contenant le texte ***[SkillQuest]*** dans l'objet du mail et ainsi les retrouver plus facilement > > 1. Créer le répertoire "SkillQuest" > 2. Faire un clic droit sur un mail et cliquer sur *règles/créer une règle* > 3. Cliquer sur *Plus d'options* > 1. Mettre un titre : mails skillquest > 2. Dans *ajout d'une condition*, sélectionner *objet contient* puis saisir *[SkillQuest]* > 3. Dans *Ajout d'une action*, sélectionner *déplacer vers* puis sélectionner votre répertoire > 4. Si vous le souhaitez, ajouter d'autres actions ou conditions > 5. Cliquer sur *Enregistrer* pour terminer > [!important] Consulter ses mails ! > Une fois la **règle créée**, n’oubliez pas d’aller **consulter le répertoire _SkillQuest_** pour vérifier les **nouveaux mails reçus** ! > 👉 Cela vous permet de **suivre l’évolution de vos activités** et de ne **rater aucune notification importante**. 3. **Catégories (Categories)** Les catégories permettent d'attribuer des étiquettes colorées à vos e-mails (et autres éléments Outlook) pour les regrouper visuellement, indépendamment de leur dossier. Utile pour des suivis transversaux. 4. **Recherche Instantanée** Outlook dispose d'un moteur de recherche puissant. Utilisez des mots-clés, des opérateurs de recherche (ex: `de: "Nom Prénom"`, `objet: "rapport"`) et des filtres pour retrouver rapidement des e-mails. 5. **Réponses Automatiques (Absence du Bureau)** Lorsque vous êtes absent (congés, déplacement), configurez une réponse automatique pour informer vos correspondants de votre indisponibilité. > [!example] Configurer une réponse automatique > 1. Aller dans > - Outlook classique : **Fichier > Réponses automatiques** > - Nouvel Outlook : **paramètres *(roue crantée)* > Compte > Réponses automatiques** > 2. Cocher *Envoyer des réponses automatiques*. > 3. Définir une **plage de dates** (début/fin) pour une activation et une désactivation automatiques. > 4. Rédiger un message pour les **contacts internes** (organisation). > 5. Rédiger, si besoin, un message distinct et plus sobre pour les **contacts externes**. > 6. Cliquer sur *OK*. > [!tip] Bonne pratique > Indiquez toujours dans votre message une personne de contact alternative à joindre en cas d'urgence pendant votre absence. #### C. Bonnes Pratiques de Communication par E-mail * **Clarté et Concision:** Un e-mail doit être facile à lire et à comprendre. * **Orthographe et Grammaire:** Une communication professionnelle exige un français impeccable. Relisez-vous ! * **Ton:** Adoptez un ton respectueux et professionnel. * **Signature:** Configurez une signature professionnelle contenant votre nom, titre, et coordonnées. Cela contribue à maintenir une image professionnelle cohérente et facilite la prise de contact pour les destinataires * **Pièces Jointes:** * Nommez vos fichiers de manière explicite. * Compresser les fichiers volumineux si nécessaire. * Vérifiez que la pièce jointe est bien attachée avant d'envoyer. * **Modèles de messages (Templates) :** Enregistrez un e-mail type (ex : compte-rendu de réunion, relance client) comme modèle réutilisable, afin de gagner du temps sur les messages récurrents. --- ### II. Le Calendrier : Votre Outil de Gestion du Temps Le calendrier Outlook est essentiel pour planifier vos rendez-vous, organiser des réunions et gérer votre emploi du temps. > [!info] Outlook classique vs Nouvel Outlook > Il existe aujourd'hui deux versions d'Outlook pour Windows : l'**Outlook classique** (l'application historique) et le **Nouvel Outlook** (interface repensée, plus proche d'Outlook sur le web). Certaines manipulations et raccourcis diffèrent selon la version. Pour savoir laquelle vous utilisez, cherchez **Paramètres** dans le ruban : si l'option existe, vous êtes sur le **Nouvel Outlook**. #### A. Rendez-vous et Réunions > [!definition] Rendez-vous vs. Réunion > - **Rendez-vous (Appointment):** Un événement que vous planifiez pour vous-même, sans inviter d'autres personnes ni réserver de ressources. C'est un blocage de temps personnel dans votre calendrier. > - **Réunion (Meeting):** Un événement auquel vous invitez d'autres personnes et/ou réservez des ressources (salle de réunion, équipement). Une réunion génère des invitations envoyées aux participants et permet de suivre leurs réponses. > > Ce principe est identique sur les deux versions d'Outlook ; seule la manière de créer l'élément change légèrement. 1. **Créer un Rendez-vous ou une Réunion** > [!example] Création selon votre version > **Outlook classique :** > - `Ctrl + Maj + A` : nouveau rendez-vous > - `Ctrl + Maj + Q` : nouvelle demande de réunion > - Ou depuis le calendrier : bouton *Nouveau rendez-vous* / *Nouvelle réunion* > > **Nouvel Outlook :** > - `Ctrl + N` : crée un nouvel élément de calendrier. Le type (rendez-vous ou réunion) dépend simplement du fait que vous ajoutiez ou non des participants dans le champ prévu à cet effet. 2. **Planifier une Réunion** * **Participants:** Invitez les personnes nécessaires. Outlook peut vérifier la disponibilité des personnes au sein de votre organisation. * **Lieu:** Spécifiez la salle de réunion ou indiquez "En ligne" pour une réunion virtuelle (Teams, Zoom, etc.). * **Objet et Corps:** Comme pour un e-mail, soyez clair sur l'objectif de la réunion et l'ordre du jour. * **Heure et Date:** Définissez la durée de la réunion. * **Options de Réunion:** Définissez les options de réponse (accepter, refuser, provisoire), les rappels, et la confidentialité. > [!example] Création d'une réunion avec vérification de disponibilité > Cette procédure est similaire sur les deux versions : > 1. Créez une nouvelle réunion et ajoutez les participants dans le champ "À". > 2. Cliquez sur l'onglet **Assistant Planification**. > 3. Outlook affichera les calendriers des participants (si partagés) et vous aidera à trouver un créneau horaire où tous sont disponibles. > 4. Sélectionnez un créneau, puis revenez à l'onglet "Réunion" pour ajouter l'objet, le lieu et le corps du message. 3. **Réunions Récurrentes** Pour un événement qui se répète (réunion d'équipe hebdomadaire, point mensuel...), utilisez l'option **Répétition** lors de la création. Définissez la fréquence (quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, annuelle), les jours concernés et une date de fin (ou un nombre d'occurrences). Vous pourrez ensuite modifier ou annuler soit **une occurrence**, soit **toute la série**. 4. **Fuseaux Horaires** En contexte international (études, entreprise multi-sites), pensez à vérifier le fuseau horaire affiché dans votre calendrier. Outlook permet d'**afficher un second fuseau horaire** et convertit automatiquement l'heure d'une réunion pour chaque participant selon son fuseau. * **Outlook classique :** `Fichier > Options > Calendrier` * **Nouvel Outlook :** `Paramètres > Calendrier > Affichage` #### B. Gestion et Partage du Calendrier 1. **Vues du Calendrier** Outlook propose différentes vues : Jour, Semaine de travail, Semaine, Mois, Aperçu des tâches. Choisissez celle qui correspond le mieux à vos besoins. 2. **Répondre aux Invitations** Lorsque vous recevez une invitation à une réunion, vous pouvez : * **Accepter:** Vous confirmez votre présence. * **Provisoire:** Vous indiquez une présence incertaine. * **Refuser:** Vous déclinez l'invitation. * **Proposer un nouvel horaire :** Si le créneau ne vous convient pas, utilisez l'option *Proposer un autre horaire* pour suggérer une nouvelle date/heure à l'organisateur, sans avoir à refuser purement et simplement la réunion. L'organisateur reçoit votre proposition et peut l'accepter ou la refuser. * Vous pouvez également ajouter un message à votre réponse. > [!tip] Proposer un autre horaire plutôt que refuser > Avant de refuser une invitation par manque de disponibilité, pensez à utiliser *Proposer un autre horaire* : cela montre votre intérêt pour la réunion tout en signalant le conflit d'agenda, et évite à l'organisateur de devoir relancer une invitation à zéro. 3. **Partage de Calendrier** Dans un environnement professionnel, il est courant de partager son calendrier avec ses collègues ou son manager. Cela permet aux autres de voir vos disponibilités (mais pas les détails de vos rendez-vous privés, sauf si vous le décidez). 4. **Groupes de Calendriers** Regroupez plusieurs calendriers (les vôtres, ceux de collègues ou d'une salle de réunion) dans une vue unique côte à côte. Pratique pour comparer rapidement les disponibilités d'une équipe. > [!warning] Fonctionnalité propre à Outlook classique > Les **Groupes de calendriers** (regrouper plusieurs calendriers de collègues ou de salles dans une vue unique côte à côte) sont une fonctionnalité de l'**Outlook classique uniquement** ; elle n'est pas disponible dans le Nouvel Outlook. > > **Dans le Nouvel Outlook**, pour comparer plusieurs calendriers, il suffit de cocher les calendriers souhaités dans la liste de gauche : ils s'affichent alors côte à côte, sans création de groupe formel. > [!note] Partage et confidentialité > Vous pouvez définir différents niveaux d'autorisation lors du partage de votre calendrier : > - **Peut afficher uniquement la disponibilité:** Les autres voient si vous êtes occupé ou libre. > - **Peut afficher les titres et les lieux:** Les détails des événements sont visibles. > - **Peut afficher tous les détails:** Tous les détails sont visibles. > - **Peut modifier:** Les autres peuvent ajouter ou modifier des événements dans votre calendrier. --- ### III. Les Tâches : Votre Liste de Choses à Faire Le module Tâches d'Outlook est un excellent moyen de gérer vos activités et de ne rien oublier. > [!info] Outlook classique vs Nouvel Outlook > La gestion des tâches diffère sensiblement entre les deux versions : > - **Outlook classique :** dispose d'un module **Tâches** dédié (accessible dans le volet de navigation), avec la barre *To-Do* et l'aperçu des tâches dans le calendrier. > - **Nouvel Outlook :** le module Tâches classique est remplacé par l'application **To Do**, intégrée directement dans Outlook (volet *Ma Journée*, accessible depuis Courrier, Calendrier ou Contacts). Les tâches y sont organisées en **listes intelligentes** : *Ma journée*, *Important*, *Planifié*, *Toutes*, *Terminé*, *Assigné à moi*. #### A. Création et Suivi des Tâches 1. **Créer une Tâche** > [!example] Création selon votre version > **Outlook classique :** > - Cliquez sur *Tâches* dans le volet de navigation, puis *Nouvelle tâche* (ou `Ctrl + Maj + K`). > - Champs disponibles : **Objet**, **Date de début / Date d'échéance**, **Priorité** (Élevée, Normale, Faible), **Rappel**, **État** (Non commencé, En cours, Terminé, En attente, Différé), **Pourcentage d'achèvement**. > > **Nouvel Outlook :** > - Sélectionnez **To Do** dans le volet de navigation gauche, choisissez une liste, puis cliquez sur **+ Ajouter une tâche**. > - Champs disponibles : **description**, **date d'échéance**, **rappel**, **répétition**, ajout à **Ma Journée**, marquage **Important**, ajout d'**étapes** (sous-tâches) et de **fichiers joints**. > - Pas de champ "Pourcentage d'achèvement" ni d'**État** détaillé comme dans Outlook classique : une tâche est simplement à faire ou cochée comme terminée. >- **Priorité simplifiée :** il n'existe pas d'échelle Élevée/Normale/Faible. La seule notion de priorité est l'étoile **Important** (⭐) que vous cochez sur une tâche : celle-ci apparaît alors automatiquement dans la liste intelligente *Important*, et vous pouvez trier une liste par importance pour faire remonter ces tâches en haut. > [!example] Création d'une tâche pour un projet (Outlook classique) > 1. Dans le module "Tâches", cliquez sur "Nouvelle tâche". > 2. Objet : "Préparer la présentation du projet X". > 3. Date d'échéance : Vendredi prochain. > 4. Priorité : Élevée. > 5. Rappel : Jeudi, 17h00. > 6. Notes : "Inclure les résultats de l'analyse Y et les recommandations Z." 2. **Marquer une Tâche comme Terminée** Une fois une tâche achevée, cochez-la. Elle reste visible dans la liste des tâches terminées (*Terminé* dans le nouvel Outlook / vue "Tâches terminées" en classique), vous offrant un historique de votre travail. #### B. Organisation et Délégation des Tâches 1. **Catégories et Indicateurs** * **Outlook classique :** les catégories et les indicateurs (flags) permettent d'organiser et de prioriser vos tâches, comme pour les e-mails. * **Nouvel Outlook (To Do) :** l'équivalent se fait via le marquage **Important** (⭐) et le classement dans des **listes personnalisées** que vous créez. 2. **Déléguer une Tâche** > [!warning] Fonctionnement différent selon la version > **Outlook classique :** vous pouvez **attribuer une tâche** directement à une autre personne de votre organisation (clic droit > *Attribuer une tâche*). La personne reçoit une notification, la tâche apparaît dans sa liste, et vous pouvez suivre son avancement. > > **Nouvel Outlook (To Do) :** l'attribution individuelle façon "classique" n'existe pas telle quelle. Le partage de tâches se fait via des **listes partagées** : vous partagez une liste To Do avec un ou plusieurs collègues, qui peuvent alors ajouter, cocher ou se voir assigner des tâches au sein de cette liste. Les tâches qui vous sont assignées apparaissent dans la liste intelligente **Assigné à moi**. ### IV. Les Contacts et les Notes Bien que moins utilisés quotidiennement que la messagerie et le calendrier, les modules Contacts et Notes complètent les fonctionnalités PIM d'Outlook. > [!info] Outlook classique vs Nouvel Outlook > Le module Contacts existe dans les deux versions (sous le nom **People**), mais certaines fonctionnalités et terminologies diffèrent. Le module **Notes**, en revanche, n'existe plus dans le nouvel Outlook. #### A. Contacts Le module Contacts est votre carnet d'adresses professionnel. * **Créer un contact:** Enregistrez les coordonnées (téléphone, e-mail, adresse, entreprise) de vos collègues, clients, partenaires. * **Groupes de contacts:** Créez des listes de diffusion pour envoyer facilement des e-mails à un groupe de personnes (ex: "Équipe Projet A"). > [!warning] Outlook classique vs Nouvel Outlook : un changement de vocabulaire > Ce qui s'appelait un **Groupe de contacts** dans Outlook classique s'appelle désormais une **Liste de contacts** dans le nouvel Outlook. Le fonctionnement reste similaire (regrouper plusieurs adresses sous un nom unique pour l'envoi groupé), mais attention à ne pas confondre avec le **Groupe Microsoft 365** (autre fonctionnalité, plus collaborative, qui partage en plus une boîte mail, un calendrier et des fichiers communs). > > | | Outlook classique | Nouvel Outlook | > | :--- | :--- | :--- | > | Créer une liste de diffusion | *Nouveau groupe de contacts* (ruban People) | *Nouveau contact > Nouvelle liste de contacts* | > | Terminologie | "Groupe de contacts" | "Liste de contacts" | > | Fonctionnalité avancée (boîte mail/calendrier partagés) | "Groupes" (Microsoft 365) | "Groupes" (Microsoft 365), identique | > [!note] Avec votre compte UniLaSalle > Vous avez accès à l'annuaire de l'école où vous trouverez l'adresse des salariées et des étudiants. #### B. Notes Les notes sont l'équivalent numérique des post-it. Elles permettent de prendre des mémos rapides, des idées, ou des informations à retenir, sans les lier à un e-mail, un rendez-vous ou une tâche. > [!warning] Le module Notes a disparu du Nouvel Outlook > ** Outlook classique :** le module **Notes** est toujours disponible (icône dans le volet de navigation ou *Plus d'applications > Notes*). Vous pouvez y créer des mémos rapides façon post-it, les catégoriser par couleur, ou les glisser-déposer. > > ** Nouvel Outlook :** le module Notes classique n'a **pas été repris**. Pour un usage équivalent, Microsoft recommande de basculer vers : > - **Tâches / To Do**, pour de courts mémos liés à une action à faire ; > - **OneNote**, pour une prise de notes plus riche et durable (organisée en blocs-notes et sections), avec un lien natif possible depuis Outlook (fonction *Envoyer à OneNote* sur un e-mail ou une réunion). --- ### V. Optimisation et Sécurité : Aller plus Loin avec Outlook #### A. Astuces pour la Productivité * **Recherche avancée:** Maîtrisez les opérateurs de recherche pour trouver rapidement ce dont vous avez besoin. > [!warning] Une recherche moins poussée dans le Nouvel Outlook > **Outlook classique :** propose une véritable fonction **Recherche avancée** (`Ctrl + Maj + F`), permettant de combiner plusieurs critères précis, ainsi que la création de **dossiers de recherche personnalisés** (une recherche enregistrée qui se comporte comme un dossier, toujours à jour). > **Nouvel Outlook :** ces fonctionnalités avancées ne sont **pas encore disponibles**. La recherche repose uniquement sur la barre de recherche, les opérateurs (`de:`, `objet:`...) et des filtres simples (expéditeur, date, objet, pièces jointes) - sans possibilité d'enregistrer une recherche complexe en dossier permanent. > 👉 Si vous avez besoin de recherches très poussées ou de dossiers de recherche, il peut être utile de basculer temporairement vers l'Outlook classique (bouton *Nouvel Outlook* en haut à droite de la fenêtre). * **Étapes rapides (Quick Steps):** Automatisez des actions fréquentes (ex: "Déplacer vers un dossier et marquer comme lu", "Envoyer un e-mail à l'équipe"). > [!tip] Utilisez les Étapes Rapides > Les Étapes Rapides peuvent vous faire gagner un temps considérable. Par exemple, si vous envoyez souvent un e-mail de suivi à un client après une réunion, créez une Étape Rapide qui ouvre un nouvel e-mail pré-rempli avec l'adresse du client, un objet standard et un modèle de texte. > [!example] Créer une étape rapide selon votre version > **Outlook classique :** > - Onglet *Accueil* > groupe *Étapes/Actions rapides* > *Créer nouveau*. > - Combinez plusieurs actions (déplacer, marquer comme lu, transférer, catégoriser...). > - Vous pouvez lui assigner un raccourci clavier parmi `Ctrl + Maj + 1` à `9`. > > **Nouvel Outlook :** > - Onglet *Accueil* > *Étapes rapides* > *Gérer les étapes rapides* > *+ Nouvelle étape rapide*. > - Fonctionnement similaire (choix d'une action, possibilité d'en enchaîner plusieurs). > - Les raccourcis clavier disponibles sont plus limités : de `Ctrl + Maj + 5` à `Ctrl + Maj + 9` uniquement. * **Raccourcis clavier:** Apprenez les raccourcis pour les actions courantes. > [!tip] Principaux raccourcis clavier pour **Courrier** > | Raccourci | Action | > | :-------- | :----- | > | `Ctrl + N` | Nouveau message | > | `Ctrl + R` | Répondre | > | `Ctrl + Shift + R` | Répondre à tous | > | `Ctrl + F` | Transférer | > | `Ctrl + Entrée` | Envoyer le message | > | `Ctrl + Q` | Marquer comme lu | > | `Ctrl + U` | Marquer comme non lu | > | `Ctrl + 1` | Basculer vers le Courrier | > [!tip] Trouver les raccourcis clavier de votre version d'Outlook > Les raccourcis clavier diffèrent selon que vous utilisez le **nouvel Outlook** ou l'**Outlook classique**, et ils évoluent avec les mises à jour. Plutôt que d'apprendre une liste figée, apprenez à la retrouver vous-même : > > **Directement dans Outlook :** > - Appuyez sur `Maj + ?` (point d'interrogation) pour ouvrir l'aide rapide des raccourcis clavier de votre version. > - Pour connaître votre version (nouvel Outlook ou classique), cherchez **Paramètres** dans le ruban : si l'option existe, vous êtes sur le **nouvel Outlook** ; sinon, vous êtes sur l'**Outlook classique**. > > **Sur le site officiel Microsoft :** > - Consultez la page [Raccourcis clavier pour Outlook](https://support.microsoft.com/fr-fr/office/raccourcis-clavier-pour-outlook-3cdeb221-7ae5-4c1d-8c1d-9e63216c1efd), qui couvre toutes les versions (nouvel Outlook, Outlook classique, Outlook sur le web, Mac). > - Utilisez `Ctrl + F` sur la page pour rechercher directement l'action qui vous intéresse (ex : "répondre à tous"). #### B. Sécurité et Protection des Données * **Phishing (hameçonnage):** Soyez vigilant face aux e-mails suspects. Ne cliquez pas sur des liens ou n'ouvrez pas de pièces jointes provenant de sources inconnues ou douteuses. Vérifiez toujours l'expéditeur. * **Mots de passe forts:** Utilisez des mots de passe complexes et uniques pour votre compte Outlook/Microsoft 365. Activez l'authentification multi-facteurs (MFA) si disponible. * **Pièces jointes:** Scannez toujours les pièces jointes avec un antivirus avant de les ouvrir, surtout si elles proviennent d'expéditeurs inconnus. * **Confidentialité:** Ne partagez jamais d'informations confidentielles par e-mail si vous n'êtes pas sûr de la sécurité du canal. > [!warning] Signes d'un e-mail de Phishing > - Fautes d'orthographe ou de grammaire. > - Demande urgente d'informations personnelles (mots de passe, coordonnées bancaires). > - Liens suspects (survolez-les pour voir l'URL réelle sans cliquer). > - Expéditeur inconnu ou adresse e-mail qui ne correspond pas au nom de l'expéditeur. > - Pièces jointes inattendues. > En cas de doute, contactez l'expéditeur par un autre moyen (téléphone) pour vérifier l'authenticité du message. --- ## Glossaire | Terme | Définition | | :---- | :--------- | | **PIM** | *Personal Information Manager* — gestionnaire d'informations personnelles (messagerie, calendrier, tâches, contacts). | | **Cc / Cci** | Copie Carbone / Copie Carbone Invisible. | | **MFA** | *Multi-Factor Authentication* — authentification multi-facteurs. | | **Quick Steps** | Étapes rapides : automatisation d'actions fréquentes sur les messages. | | **Flag** | Indicateur de suivi apposé sur un e-mail ou une tâche. | | **Phishing** | Hameçonnage : tentative frauduleuse d'obtenir des informations sensibles via un message trompeur. | | **Assistant Planification** | Outil affichant les disponibilités des participants pour faciliter la création d'une réunion. | --- ### Conclusion Microsoft Outlook est un outil puissant et polyvalent qui, une fois maîtrisé, deviendra un atout majeur dans votre vie professionnelle. Nous avons exploré les fonctionnalités essentielles de la messagerie, du calendrier et des tâches, ainsi que des bonnes pratiques pour optimiser votre productivité et assurer votre sécurité. N'hésitez pas à explorer les options et les paramètres pour personnaliser Outlook selon vos besoins. --- ## 🗓️ Historique - **Dernière mise à jour :** `23 Juillet 2026` - **Rédigé par :** [[Vincent TELLIER]] --- %% nav-debut : généré par gen_navigation.py, ne pas modifier à la main %% > [!nav] > ↩ [[Code et Développement/Culture Numérique/Outlook/Outlook|Accueil · Outlook]] > > | [[Code et Développement/Culture Numérique/Outlook/Cours 1- Découverte d'Outlook\|← Cours 1- Découverte d'Outlook]] | | > |:---|---:| %% nav-fin %%